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Kosten mangelhafter IT-Kenntnisse in mittelständischen Unternehmen

28. März 2014 / Autor: Dipl.-Wirtschaftler Frank Wilcke (MBA)

Wird in Unternehmen über Kosten der IT gesprochen, dann geht es häufig nur um Kosten, die direkt zugeordnet werden können. Zu solchen Aufwendungen gehören unter anderem:

  • Hardware-Kosten für PC’s und Netzwerk-Infrastuktur
  • Software-Lizenzen
  • Kosten für die Internetverbindung
  • Internet- und E-Mail-Dienste
  • Schulungskosten
  • Betreuungs-, Aktualisierungs- und Supportaufwand.

Die Personalkosten, die bei ineffektiver Nutzung der angeschafften IT entstehen, bleiben häufig unberücksichtigt. Die damit in Zusammenhang zu bringenden Kosten und Verluste gerade in mittelständischen Unternehmen sind hoch. Sie werden oft unterschätzt.

Auch in den meisten kleineren und mittelständischen Unternehmen werden Investitionen in IT-Technik und Software geplant. Häufig wird eine Checkliste erarbeitet, die Anforderungen an die neue Software beinhaltet. Zur Präsentation erscheinen dann Verkäufer von Systemhäusern, die ihre Produkte eindrucksvoll vorstellen. In der sich oft anschließenden Fragerunde werden noch offene Posten der Checkliste abgearbeitet. Die Fähigkeiten konkurrierender Softwaresystem unterscheiden sich heute kaum von einander.

Die Frage, wie gut und vorallem wie schnell und automatisiert Arbeitsprozesse mit einer neuen Software abgearbeitet werden können, findet sich auf nahezu keiner Checkliste. Die Anforderungen werden häufig danach formuliert,

  • was soll eine Software können soll und
  • nicht danach, wie gut und schnell eine Software bestimmte Arbeitsprozesse unterstützt oder automatisiert.

Die eigentlichen Kosten der Nutzung von IT und Software liegen unseres Erachtens nicht in der Anschaffung der Hardware oder Software-Lizenzen.

Hohe, laufende Kosten entstehen in vielen Unternehmen im Bereich der Personalaufwendungen durch eine nicht effektive Nutzung von Softwareprodukten. Ein Blick auf einen „normalen“ Büroarbeitsplatz der Sachbearbeitung illustriert häufig mangelhafte Kenntnisse auch in Standardprodukten wie der Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation. Nur wenige Mitarbeiter auf Büroarbeitsplätzen kennen die „Arbeitskatalysatoren“ einer Textverarbeitung, wie zum Beispiel die Nutzung von

  • Schnellbausteinen,
  • Vorlagen oder Mustern,
  • Tastenkombinationen als Ersatz zur Maussteuerung.

Schon kleinere Test verdeutlichen die Geschwindigkeitsvorteile beim Anfertigen von Briefen, Protokollen oder Memos. Die geübte Schreibkraft mit guten Kenntnissen im Bereich der Textverarbeitung wird mindestens 10% weniger Zeit benötigen, als eine Arbeitskraft mit geringeren Fähigkeiten. Ihr steht so oft eine Stunde mehr Arbeitszeit am Tag zur Verfügung. Das klingt nicht viel, multipliziert sich aber mit der Anzahl der Arbeitstage und Büroarbeitskräfte.